ドキュメント

ドキュメント管理

共有ファイルを Bitrix24 にアップロードすると、強力なドキュメント管理システムでアクセスできるようになります。プレゼンテーション、ドキュメント、ビデオ、その他のファイルは、ダウンロード、共同作業、または個人使用のために配置できます。最も重要なのは、内部検索を通じてあらゆるドキュメントをすばやく見つけることができることです。

プライベートと共有ドキュメント

Bitrix24 には 3 種類のドライブが付属しています。マイドライブは、同僚がアクセスできない個人ファイルストレージです。従業員はここにプライベートファイルを完全に秘密に保管できます。ただし、ここに保管されたファイルはいくつかの方法で共有できます。グループドライブには、特定のワークグループ内にアップロードされたファイルが含まれます。そのワークグループのすべての参加者がアクセスできます。カンパニードライブには、会社がすべての従業員に公開したいすべてのファイルが含まれます。特定の Bitrix24 アカウントの外部のユーザーとファイルを共有する機能は、そのアカウントの管理者によって有効または無効にできます。

簡単なドキュメントコラボレーション

アクティビティストリームで直接ドキュメントを共同作業し、コメントを書き、新しいドキュメントバージョンを添付し、フィードバックを受け取り、変更内容をリアルタイムで確認できます。現在のディスカッションに参加しているすべてのユーザーにドキュメントの編集を許可したり、コメントボックスにテキストドキュメントまたはスプレッドシートの新しいバージョンを添付するよう強制したりできます。

ドキュメントへのすべての変更が完了したら、同僚やあなたは、そのドキュメントをポータルのドキュメントライブラリに保存したり、コンピューターにダウンロードしたり、アクティビティストリームにそのまま残したりできます。Bitrix24 では、「いいね」ボタンを使用して、価値のあるドキュメントや役立つドキュメントを簡単にマークすることもできます。「いいね」されたドキュメントは、検索結果のリストの上位に表示されます。

バージョン履歴

Bitrix24 に保存されている各ドキュメントには変更ログがあります。ファイルの新しいバージョンがアップロードされても、以前のバージョンは削除されず、いつでも復元できるように保存されます。バージョン履歴には、バージョンが作成された時刻と作成したユーザーも含まれます。

ドキュメントロック

他のユーザーにドキュメントへのアクセスを許可したユーザーは、そのドキュメントを一時的に「ロック」して、自分だけがこれらのファイルを編集できるようにすることができます。これにより、ドキュメントの競合バージョンが作成されたり、他のユーザーによる変更が上書きされたりするのを防ぐことができます。編集が完了したら、ファイルを再度ロック解除できます。

オンラインでのドキュメントの作成と編集

オフィススイートがなくても Bitrix24 で作業できます。Google Docs、Office 365、MS Office Online との統合により、Web ブラウザーでテキストドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを作成できます。アクティビティストリームでタスクやディスカッションにドキュメントを追加できます。

組み込みツールを使用すると、Bitrix24 内のあらゆるドキュメントに簡単にアクセスできます。Google や Microsoft (Live ID、Office 365) アカウントを使用して、Bitrix24 ポータルに保存されているドキュメントを開き、表示し、編集できます。ドキュメントは複数のユーザーが同時に編集できます。

PC上のアプリケーションでドキュメントを編集する

また、MS Office、OpenOffice、Pages for Mac、Adobe Photoshop などのローカルにインストールされたソフトウェアを使用して、Bitrix24 アカウントでドキュメントを編集することもできます。Bitrix24.Drive を設定するだけで、新しいドキュメントを作成したり、既存のドキュメントを編集したりするたびに、選択したローカルアプリケーションで実行されます。完了すると、ドキュメントは自動的に Bitrix24 アカウントに保存されます。

外付けドライブとの統合

Bitrix24 は、Dropbox、Google Drive、OneDrive などのクラウドファイルストレージベンダーと連携します。従業員は個人アカウントからファイルをアップロードでき、ファイルはインデックス化され、Bitrix24 のデフォルトのアクセス権が自動的に適用されます。外部ファイルストレージアカウント内に、Bitrix24 にアップロードされたものよりも新しいバージョンがあるかどうかを確認することもできます。

インスタント検索

Bitrix24 には、ドキュメント、レコード、メッセージ、コメント、その他の情報をインデックス化する強力な検索機能があります。新しいコンテンツはアップロードされるとすぐにインデックス化され、検索結果に表示されます。検索結果は「いいね」によって左右されるため、ユーザーは特に役立つコンテンツ項目にマークを付けておけば、簡単に見つけることができます。ユーザーが検索ボックスに入力を開始するとすぐに候補が表示されるため、他のユーザーのプロフィールページに直接移動するのに特に便利です。